Centralny Rejestr Umów (CRU) wchodzi w życie 1 lipca 2026 r. Od tej daty jednostki sektora finansów publicznych mają prawny obowiązek publikowania informacji o zawieranych umowach.
Jednocześnie należy podkreślić, iż obowiązek ten nie oznacza publikacji całych umów, a jedynie ściśle określonych przepisami informacji o tych umowach. Wpisowi podlegają inf. o stronach umowy, przedmiocie, wartości i dacie zawarcia. Poza tym, nie wszystkie umowy zawierane przez jednostki sektora finansów publicznych będą podlegały publikacji. Do Centralnego Rejestru Umów trafią przede wszystkim: umowy na dostawy, umowy na usługi, umowy sprzedaży, umowy o dzieło i zlecenia, inne umowy cywilnoprawne zawierane przez sektor publiczny. Obowiązek publikacji będzie dotyczył wszystkich umów bez progu kwotowego.
Zmiana przepisów oznacza pojawienie się nowej czynności przetwarzania danych osobowych. Każdy Administrator danych, którego dotyczy powyższa regulacja powinien zaprojektować nowy proces pod kątem minimalizacji ryzyka dla ochrony danych. W ramach projektowania procesu proponuję:
- dokonać przeglądu rodzajów zawieranych umów w celu wyodrębnienia tych, których nie należy wpisywać do CRU;
- sprawdzić adekwatność danych osobowych występujących w stosowanych wzorach umów;
- wyznaczyć osoby, które będą miały dostęp do systemu i nadać im stosowne upoważnienia;
- wprowadzić regulacje zapewniające bezpieczny przepływ danych z umów zawieranych w całym podmiocie do osób odpowiedzialnych za dokonywanie wpisów;
- uaktualnić klauzulę informacyjną dla stron umów i osób reprezentujących - propozycje zmian do klauzuli informacyjnej przesyłam poniżej.
- Po wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za dokonywanie wpisów do CRU, właściciel procesu powinien zgłosić nową czynność na danych do Rejestru czynności przetwarzania - ”Publikacja w centralnym rejestrze umów”, zgodnie z procedurą przewidzianą w Waszej Polityce ochrony danych.
Propozycje mian w klauzuli informacyjnej:
Cel przetwarzania
Celem przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest realizacja umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w tym zamieszczanie informacji o zawartych umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.
Podstawa przetwarzania danych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. na podstawie zawartej między nami umowy oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z ustawą kodeks cywilny, ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości, przepisami podatkowymi i innymi obowiązującymi przepisami prawa. Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.
Okres przechowywania danych
Na końcu dodać akapitu - Dane zamieszczone w Centralnym Rejestrze Umów będą w nim przetwarzane przez okresy wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących prawa regulujących funkcjonowanie tego rejestru.
Odbiorcy danych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są podmioty uprawnione do ujawnienia im danych na mocy przepisów prawa w tym Minister Finansów jako organ prowadzący i utrzymujący system teleinformatyczny Centralnego Rejestru Umów. Z uwagi na publiczny i jawny charakter Centralnego Rejestru Umów, Pani/Pana dane (w zakresie: imię, nazwisko, przedmiot umowy, wartość oraz okres obowiązywania) będą publicznie dostępne dla każdej osoby korzystającej z tego rejestru.
Odbiorcami danych są również podmioty, które świadczą nam usługi.